Privacybeleid

Inleiding

Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij hechten veel belang aan de bescherming van uw privacy en verwerken uw gegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier.

Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle natuurlijke personen van wie Cortex Facility persoonsgegevens verzamelt, bewaart of verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld gaan om (potentiële) klanten, leveranciers, bezoekers van onze website of andere personen met wie wij in contact komen in het kader van onze activiteiten. Door gebruik te maken van onze diensten of website, erkent u dat u op de hoogte bent van deze privacyverklaring.

Verwerkingsverantwoordelijke

Cortex Facility SRL, gevestigd te Kasterlindenstraat 44, 1082 Brussel, is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens. Cortex Facility is geregistreerd onder BTW-nummer BE1004.289.005. Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van uw gegevens kunt u ons contacteren via het e-mailadres contact@cortexfacility.com.

Welke gegevens verzamelen wij?

Wij kunnen verschillende soorten persoonsgegevens over u verzamelen, waaronder identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel de bedrijfsgegevens van uw organisatie), transactie- en facturatiegegevens (gegevens nodig voor offertes, leveringen van diensten, facturatie en betalingsinformatie), communicatiegegevens (informatie die u aan ons verstrekt bij het aanvragen van inlichtingen, het invullen van contactformulieren op onze website of correspondentie via e-mail) en websitegegevens (beperkte informatie verkregen via uw bezoek aan onze website, zoals cookies of IP-adres, voor zover van toepassing en conform onze cookieverklaring, indien van toepassing).

Wij verzamelen in de regel geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gevoelige gegevens over gezondheid, ras, religie, etc.), tenzij u deze zelf vrijwillig aan ons verstrekt en het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld in het kader van specifieke veiligheids- of interventieprotocollen op de werf). In zulke uitzonderlijke gevallen zullen wij passende aanvullende voorzorgsmaatregelen nemen en indien vereist uw uitdrukkelijke toestemming vragen.

Doeleinden van de verwerking

Cortex Facility verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde en legitieme doeleinden, waaronder de uitvoering van overeenkomsten (offertes opmaken, leveren van renovatie-, onderhouds- of facility management diensten, opvolging van uitgevoerde werken), communicatie (vragen beantwoorden, afspraken maken, informatie verschaffen over onze diensten), facturatie en administratie (facturen opstellen, betalingen verwerken, boekhoudkundige verplichtingen naleven), klantbeheer en dienstverlening (identificatie als klant, tevredenheid meten, relatie onderhouden of verbeteren), direct marketing indien van toepassing (diensten, promoties of nieuwsbrieven, uitsluitend indien u dit wenst of hiervoor toestemming heeft gegeven, met mogelijkheid tot uitschrijven) en wettelijke verplichtingen (voldoen aan fiscale of andere regelgeving).

We gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven opgesomd. Indien wij persoonsgegevens voor een nieuw doeleinde willen gebruiken, zullen wij hiervoor uw toestemming vragen, tenzij de verdere verwerking verenigbaar is met het oorspronkelijke doeleinde volgens de AVG.

Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens steeds op basis van een geldige wettelijke grondslag zoals bepaald in de AVG. Afhankelijk van de situatie steunen wij op één of meerdere van de volgende rechtsgronden: uitvoering van een overeenkomst (precontractuele maatregelen of contractuele uitvoering), wettelijke verplichting (bijvoorbeeld bewaarplichten voor factuurgegevens), gerechtvaardigd belang (verbeteren van diensten, voorkomen van fraude, normaal bedrijfsbeheer en communicatie, met steeds een afweging van uw privacyrechten en uw recht op bezwaar) en toestemming (indien vereist; u kunt deze te allen tijde intrekken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking).

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt. Gegevens voor offertes of contracten bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst en zolang nodig voor de afhandeling; nadien eventueel gedurende de verjaringstermijn of zolang de wet dit voorschrijft. Facturatie- en boekhoudgegevens bewaren wij 7 jaar na het einde van het boekjaar conform wettelijke fiscale bewaarplichten. Contactgegevens voor marketing of nieuwsbrieven bewaren wij zolang u ingeschreven blijft; bij uitschrijving verwijderen of anonimiseren wij deze gegevens voor dat doeleinde. Gegevens van sollicitanten (indien van toepassing) bewaren wij maximaal gedurende de selectieperiode en verwijderen of anonimiseren wij nadien, tenzij u toestemming geeft voor langere bewaring voor toekomstige vacatures.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden uw persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd zodat u niet langer identificeerbaar bent.

Doorgifte en delen van gegevens

Cortex Facility verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden voor zover dit noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden. Dit kan onderaannemers of dienstverleners betreffen (zoals een boekhoudkantoor, IT-dienstverlener of gespecialiseerde onderaannemers), transport- of logistieke partners indien van toepassing, en overheidsinstanties of juridische adviseurs wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of om onze rechten te verdedigen. Bij elke doorgifte zorgen wij voor adequate waarborgen (zoals een verwerkersovereenkomst) om uw persoonsgegevens te beschermen.

Wij streven ernaar uw gegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) te verzenden. Indien bij uitzondering toch doorgifte buiten de EER plaatsvindt (bijvoorbeeld via een clouddienst), zorgen wij voor passende beschermingsmaatregelen conform de AVG, zoals modelcontractbepalingen of een passendheidsbesluit.

Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, vernietiging of ongeoorloofde wijziging. Maatregelen omvatten beperkte toegang voor bevoegd personeel en contractuele partners onder vertrouwelijkheid, gebruik van beveiligde systemen en waar nodig versleuteling, regelmatige updates en beveiligingspatches, monitoring van mogelijke inbreuken en fysieke beveiliging voor papieren documenten waar relevant. Indien er ondanks onze voorzorgen een gegevensinbreuk plaatsvindt met ongunstige gevolgen voor uw persoonsgegevens, ondernemen wij alle wettelijk vereiste stappen, inclusief het informeren van betrokkenen en de toezichthoudende autoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit) zoals voorgeschreven door de AVG.

Uw rechten

U kunt, voor zover van toepassing, de volgende rechten uitoefenen: recht op inzage, recht op rectificatie, recht op wissing (recht om vergeten te worden), recht op beperking van de verwerking, recht op bezwaar (met name tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing), recht op gegevensoverdraagbaarheid (indien verwerking is gebaseerd op toestemming of overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt) en het recht om toestemming in te trekken wanneer verwerking daarop berust. U kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit; in België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Wij vragen u bij voorkeur eerst contact met ons op te nemen zodat we uw zorgen kunnen behandelen.

U kunt uw rechten kosteloos uitoefenen, behoudens misbruik waarvoor een redelijke administratieve vergoeding kan worden aangerekend zoals voorzien in de AVG. Contacteer ons via contact@cortexfacility.com of per brief naar ons postadres. Vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen en voeg een bewijs van identiteit toe zodat wij uw verzoek binnen de wettelijke termijn kunnen behandelen. Wij reageren in principe binnen één maand na ontvangst; deze termijn kan in uitzonderingen met twee maanden worden verlengd, in welk geval wij u binnen de eerste maand informeren over de redenen.

Vragen en contact

Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via contact@cortexfacility.com. We helpen u graag verder en doen ons best om uw vragen snel en correct te beantwoorden.

Wijzigingen

Cortex Facility behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen, bijvoorbeeld om te voldoen aan gewijzigde wetgeving of aanpassingen in onze diensten. Bij significante updates geven wij dit duidelijk aan, bijvoorbeeld via onze website. Raadpleeg deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven van onze meest recente privacypraktijken.

Laatste update van deze privacyverklaring: 01/09/2025