Conditions Générales

1. Objet

Les présentes Conditions Générales régissent l’ensemble des prestations de services offertes par Cortex Facility S.R.L. (ci-après le Prestataire), société à responsabilité limitée immatriculée en Belgique (TVA BE1004.289.005) et établie Rue Kasterlinden 44 à 1082 Bruxelles, à destination de ses clients professionnels ou particuliers (ci-après le Client). Elles s’appliquent tant aux interventions ponctuelles qu’aux services réguliers fournis par le Prestataire dans le secteur de la rénovation, de la maintenance technique et des services facilitaires. L’objet de ces Conditions Générales est de définir les modalités et conditions d’exécution des prestations, ainsi que les droits et obligations de chaque partie.

2. Acceptation

Toute commande de service, signature d’un devis ou commencement d’exécution d’une prestation implique l’adhésion pleine et entière du Client aux présentes Conditions Générales, sans exception ni réserve. Ces conditions font partie intégrante du contrat conclu entre le Prestataire et le Client. Aucune condition particulière ou contradictoire ne peut, sauf acceptation écrite du Prestataire, prévaloir sur les présentes Conditions Générales. Le Prestataire se réserve le droit de modifier les Conditions Générales à tout moment ; les nouvelles conditions ne s’appliqueront qu’aux prestations futures ou aux contrats renouvelés, après information du Client le cas échéant.

3. Durée du contrat

Prestations ponctuelles : Pour les interventions ponctuelles (one-shot) ou contrats de courte durée, le contrat lie les parties uniquement pour la réalisation de la prestation spécifiée. Une fois la prestation exécutée et la facture correspondante réglée, le contrat est réputé terminé, sous réserve des garanties ou responsabilités postérieures éventuellement prévues. Si une date d’intervention est convenue, le Client peut annuler ou reporter l’intervention en le signalant par écrit au Prestataire. En cas d’annulation tardive (moins de 48 heures avant l’intervention) ou si le Prestataire ne peut accéder au site en raison du Client, le Prestataire se réserve le droit de facturer des frais d’annulation pouvant aller jusqu’à 50% du montant du devis convenu pour couvrir le déplacement et la désorganisation occasionnée.

Prestations régulières (contrats d’entretien) : Sauf disposition contraire dans le devis, les services réguliers (entretien périodique, contrats de maintenance récurrents) sont conclus pour une durée indéterminée à compter du début des prestations. Chacune des parties peut y mettre fin à tout moment, moyennant un préavis écrit d’une durée de trois (3) mois. Le préavis doit être signifié par courrier recommandé ou par tout autre moyen écrit permettant d’en attester la réception (par exemple email avec accusé de réception). Durant la période de préavis, les prestations continuent d’être effectuées normalement et doivent être payées aux échéances prévues. Si le Client souhaite arrêter les services sans respecter le préavis contractuel, il restera redevable envers le Prestataire d’une indemnité compensatoire pouvant correspondre aux montants qui auraient été facturés pendant la période de préavis non effectuée.

Non-démarrage ou suspension prolongée : Si, après acceptation d’un devis, le démarrage d’une prestation régulière est retardé du fait du Client au-delà d’un délai raisonnable (par exemple plus de 6 mois sans exécution du moindre service), le Prestataire pourra considérer le contrat comme résilié et réclamer une indemnité forfaitaire pour couvrir les frais administratifs et le manque à gagner liés à cette immobilisation de ressources. En cas de suspension temporaire des prestations à la demande du Client (par exemple gel d’un contrat pendant plusieurs semaines ou mois), des modalités particulières pourront être convenues par écrit, faute de quoi le Prestataire sera en droit de facturer un dédommagement si la suspension excède un certain délai.

4. Description des prestations

Les prestations à réaliser par le Prestataire sont celles expressément décrites dans le devis accepté par le Client ou dans tout contrat spécifique signé entre les parties. Le Prestataire s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour exécuter les services conformément à la description, aux standards de qualité du secteur et aux règles de l’art. Toute prestation supplémentaire ou modification demandée par le Client en cours de contrat, non prévue initialement, fera l’objet soit d’un avenant écrit au contrat existant, soit d’un devis additionnel soumis à l’acceptation du Client avant exécution. Le Prestataire se réserve le droit de refuser ou de conditionner la réalisation de services non prévus à la conclusion d’un accord sur le prix et les conditions y afférentes.

5. Fréquence et planification

Pour les prestations récurrentes, la fréquence des interventions (par exemple, entretien quotidien, hebdomadaire, mensuel) ainsi que les jours et horaires d’intervention sont fixés d’un commun accord et généralement précisés dans le devis ou le contrat. Sauf stipulation contraire, les interventions sont maintenues y compris pendant les périodes de vacances scolaires ou jours fériés, le cas échéant, afin d’assurer la continuité du service. Si le Client souhaite suspendre temporairement une intervention programmée (par exemple en raison de la fermeture de ses locaux durant les congés annuels), il devra en avertir le Prestataire par écrit avec un préavis raisonnable (au minimum 7 jours ouvrables à l’avance). En l’absence de prestation effective du fait du Client (suspension non signalée à temps, impossibilité d’accès), le Prestataire pourra facturer l’intervention comme si elle avait été réalisée, ou à tout le moins facturer une indemnité pour couvrir les frais engagés (déplacement du personnel, réservation du créneau horaire).

Le Prestataire s’efforce de respecter scrupuleusement les plannings convenus. Toutefois, en cas d’empêchement ponctuel (maladie d’un agent, difficulté logistique), le Prestataire pourra proposer une date ou un horaire alternatifs dans les meilleurs délais, en accord avec le Client. Un léger retard dans l’exécution d’une intervention ne pourra donner lieu à pénalité ou indemnisation, sauf accord écrit spécifique prévoyant le contraire.

6. Accès et conditions de travail

Le Client s’engage à garantir au personnel du Prestataire un accès libre, sûr et suffisant aux locaux ou installations devant faire l’objet de la prestation. Il appartient notamment au Client de fournir au Prestataire les moyens d’accès nécessaires (clés, badges, codes d’entrée) et les autorisations requises, et de veiller à ce que les lieux d’intervention soient dans un état permettant le travail en sécurité (dégager autant que possible les zones à nettoyer, signaler tout danger ou substance dangereuse présente sur site). Le Client est responsable de la sécurité et de la conformité de ses installations (mise à disposition d’électricité, d’eau, ascenseur conforme, etc.) pour permettre au Prestataire d’opérer dans de bonnes conditions.

En cas d’impossibilité d’accès non signalée au moins 24h à l’avance, entraînant le déplacement inutile de l’équipe du Prestataire, un dédommagement équivalent à 50% du montant de l’intervention programmée pourra être facturé au Client. De même, si le Prestataire doit interrompre ou reporter une prestation en raison de conditions de travail dangereuses ou non conformes imputables au Client (présence de matériaux toxiques non signalés, site non sécurisé), le Client supportera les coûts de cette interruption (temps perdu, déplacement).

Le Client reconnaît que certaines interventions nécessitent des précautions particulières (travaux en hauteur pour lavage de vitres, utilisation de machines spécifiques). Il s’engage à coopérer avec le Prestataire pour faciliter le bon déroulement des opérations (éloigner les objets fragiles, informer des restrictions d’accès, éteindre les alarmes le temps nécessaire). En cas de manquement du Client à ses obligations préparatoires, le Prestataire ne pourra être tenu responsable d’un éventuel défaut ou retard dans l’exécution de la prestation dû à ces conditions non réunies.

7. Prix et modalités de paiement

Sauf indication contraire, les prix indiqués dans nos devis sont exprimés en euros hors TVA (le taux applicable sera celui en vigueur au moment de la facturation, généralement 21% en Belgique, sauf régime particulier applicable). Les devis émis sont valables 30 jours à compter de leur date, passé ce délai le Prestataire se réserve le droit de les réviser. Les prestations ponctuelles pourront être facturées dès leur achèvement. Les prestations récurrentes font l’objet de factures périodiques incluant les services réalisés sur la période convenue. Sauf stipulation contraire, les factures sont payables au comptant dans un délai de 14 jours calendrier à compter de leur date d’émission. Le paiement doit être effectué par virement bancaire sur le compte indiqué par le Prestataire, en mentionnant les références de la facture. Aucun escompte n’est accordé en cas de paiement anticipé.

En cas de retard de paiement, et sans préjudice de toute autre action, les sommes dues produiront de plein droit des intérêts moratoires au taux légal applicable aux transactions commerciales en Belgique, à partir de la date d’échéance jusqu’au paiement effectif. En outre, le Prestataire sera en droit de réclamer une indemnité forfaitaire de retard fixée conventionnellement à 10% du montant restant impayé, avec un minimum de 25 €, pour couvrir les frais administratifs et le préjudice subi. Cette indemnité s’ajoute aux intérêts de retard. Par ailleurs, des frais de rappel de 40 € pourront être facturés à titre de couverture des frais de recouvrement, à partir du deuxième rappel de paiement resté sans effet.

En cas de défaut de paiement persistant du Client plus de 30 jours après relance, le Prestataire se réserve le droit de suspendre l’exécution des prestations en cours jusqu’à apurement des sommes dues, et/ou de résoudre le contrat de plein droit aux torts du Client, moyennant mise en demeure préalable. Le non-paiement d’une facture à son échéance rend en outre immédiatement exigibles toutes les autres factures éventuellement encore ouvertes, même non échues.

8. Indexation

Pour les contrats d’entretien à long terme (prestations régulières continues), les tarifs seront ajustés automatiquement chaque année à la date anniversaire du contrat, afin de tenir compte de l’évolution des coûts (notamment le coût de la main d’œuvre et des produits). L’indexation se fera selon l’indice des prix à la consommation publié par Statbel (ou tout autre indice officiel représentatif, le cas échéant). Le Prestataire informera le Client par écrit de la nouvelle tarification indexée au moins 15 jours avant son entrée en vigueur. En cas de désaccord du Client avec l’augmentation résultant de l’indexation, il pourra résilier le contrat sans pénalité, moyennant le respect du préavis prévu à l’article 3, pour effet avant application du nouveau tarif. À défaut de résiliation, le Client sera réputé avoir accepté le tarif indexé. En dehors de l’indexation annuelle automatique, toute modification de prix sera soumise à l’acceptation du Client via un avenant ou un nouveau devis.

9. Obligations du Prestataire

Le Prestataire s’engage à exécuter les prestations conformément aux normes professionnelles du secteur et aux termes du contrat. Il fournira une main d’œuvre qualifiée et fiable, en nombre suffisant, identifiable et assurée ; il utilisera des matériels et produits appropriés conformes aux normes de sécurité et environnementales, et apporte en principe le matériel et les produits nécessaires (l’eau et l’électricité étant fournies par le Client) ; il respectera les horaires et fréquences convenus, sauf imprévu ou force majeure, et avertira le Client en cas d’empêchement important afin de convenir de dispositions alternatives ; il veillera à évacuer les déchets générés par ses prestations dans les contenants appropriés ou à les emporter si nécessaire ; d’une manière générale, il mettra tout en œuvre pour satisfaire le Client et remédiera diligemment à toute non-conformité signalée de bonne foi, dans le cadre de son obligation de moyens.

10. Obligations du Client

Le Client s’engage à faciliter l’intervention du Prestataire dans les meilleures conditions. Il remet les moyens d’accès nécessaires (clés, badges, codes) et accueille si besoin le personnel ; il garantit un environnement sécurisé en signalant toute particularité pouvant présenter un risque et en assurant des conditions de travail salubres minimales ; il collabore en protégeant ou retirant au préalable les objets de valeur ou fragiles et en informant de toute zone délicate ; il formule ses retours et réclamations dans un délai raisonnable, idéalement dans les 24 à 48 heures suivant l’intervention, à défaut de quoi la prestation est présumée conforme ; il assure la conformité légale des locaux et s’abstient de demander des tâches illicites ou non prévues ; enfin, il règle le prix des prestations conformément aux modalités convenues et aux présentes Conditions Générales.

11. Responsabilité et assurance

Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens et est assuré en responsabilité civile professionnelle couvrant les dommages matériels et corporels éventuels causés à des tiers du fait de ses activités. Sa responsabilité peut être engagée en cas de faute prouvée entraînant un dommage direct au Client, à l’exclusion des préjudices indirects tels que perte de profit, perte d’opportunité ou préjudice commercial. Sauf dol ou faute lourde, la responsabilité du Prestataire est plafonnée au montant annuel HTVA facturé au Client dans le cadre du contrat, ou au montant total du devis pour une prestation ponctuelle.

Exclusions de responsabilité : le Prestataire n’est pas responsable des dommages préexistants sur des biens ou surfaces vétustes ou fragiles non signalés ; des défauts structurels ou techniques imputables aux installations du Client (infiltrations, alarmes défectueuses, non-conformité électrique, conséquences liées à l’état de l’infrastructure lors de travaux spécifiques) dès lors que le travail a été correctement exécuté ; des objets de valeur non signalés laissés à portée pendant l’intervention si aucune faute intentionnelle n’est démontrée ; des cas de force majeure ; des incidents liés à une sécurisation des accès défaillante imputable au Client. Le Prestataire réparera tout dommage matériel causé directement par son intervention lorsque sa responsabilité est prouvée. Toute déclaration de dommage doit être formulée par écrit dès constatation et au plus tard dans les 5 jours ouvrables suivant la prestation concernée.

12. Résiliation

En cas de manquement grave ou répété d’une partie à ses obligations (non-paiement persistant par le Client, non-exécution notoire et non justifiée des prestations par le Prestataire), l’autre partie peut mettre fin au contrat de plein droit après mise en demeure par recommandé restée sans effet plus de 7 jours ouvrables. La résiliation produit ses effets immédiatement ou à la date indiquée dans la notification, sans préjudice de dommages et intérêts. En cas de cessation anticipée, le Prestataire cesse toute prestation à la date d’effet ; le Client paie toutes les factures dues, les services effectués jusqu’à la fin (au prorata), ainsi que, le cas échéant, les indemnités prévues pour compenser le manque à gagner. Les acomptes pour des prestations non effectuées seront restitués après compensation. À la fin du contrat, le Client récupère sans délai les moyens d’accès confiés et le Prestataire reprend son matériel ; chaque partie coopère à une transition sans heurts.

13. Force majeure

Aucune partie n’est responsable en cas de manquement résultant d’un événement de force majeure, défini comme tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible échappant au contrôle des parties rendant impossible ou excessivement difficile l’exécution du contrat. Sont visés notamment : catastrophes naturelles, conflits sociaux généralisés, guerres ou troubles civils, actes terroristes, épidémies ou pandémies, restrictions gouvernementales, pannes de réseau généralisées ou toute autre circonstance similaire. La partie qui invoque la force majeure informe l’autre partie dans les plus brefs délais de la nature de l’événement et, si possible, de sa durée prévisible. Les obligations affectées sont suspendues pendant la durée de l’événement. Si la force majeure excède 30 jours, chaque partie peut résilier le contrat par notification écrite sans indemnité, sous réserve du paiement des prestations déjà effectuées.

14. Confidentialité

Le Prestataire peut avoir accès à des informations confidentielles du Client dans le cadre des services (visuel des locaux, documents visibles, codes d’accès). Il s’engage à garder confidentielles toutes les informations, à ne pas les divulguer ni les utiliser à d’autres fins que l’exécution du contrat, et à imposer cette obligation à ses employés et sous-traitants. Le Client s’engage à ne pas divulguer les termes du contrat (notamment les prix) à des tiers non concernés, sauf obligation légale ou accord du Prestataire.

15. Données personnelles

Dans le cadre des services et de la relation client, le Prestataire traite des données à caractère personnel concernant le Client ou ses préposés (nom, coordonnées, etc.). Ces données sont traitées conformément au RGPD et à la Politique de Confidentialité disponible sur notre site. Elles sont utilisées pour l’exécution du contrat, le suivi administratif et commercial, le respect des obligations légales (facturation, comptabilité) et éventuellement la prospection de services similaires, sauf opposition. Elles sont conservées pour la durée nécessaire aux finalités et communiquées à des tiers uniquement pour les besoins du service ou en vertu d’une obligation légale. Le Client dispose des droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de portabilité et de limitation, exerçables selon les modalités indiquées dans la Politique de Confidentialité.

16. Droit applicable et litiges

Les présentes Conditions Générales et les contrats de prestations qui en découlent sont soumis au droit belge. En cas de différend relatif à l’interprétation ou à l’exécution du contrat, les parties tenteront d’abord une résolution amiable. À défaut, tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles, y compris la Justice de Paix ou le Tribunal compétent selon le montant du litige, sauf dispositions légales impératives contraires (notamment pour le consommateur qui peut, le cas échéant, saisir le tribunal de son domicile). En signant le devis ou en passant commande, le Client déclare avoir pris connaissance des présentes Conditions Générales et les accepte, lesquelles sont disponibles sur notre site et consultables sur simple demande. En cas de contradiction entre les versions linguistiques, la version française prévaut sauf exigence légale contraire.